Lợi nhuận kế toán và thu nhập tính thuế hiếm khi bằng nhau. Chênh lệch đến từ những khoản chi doanh nghiệp đã hạch toán nhưng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. [Cần đối chiếu: toàn bộ nội dung bài với Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực.]
Ba điều kiện để chi phí được trừ
- Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ mức quy định trở lên. [Cần đối chiếu: ngưỡng giá trị bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt hiện hành.]
Các khoản hay bị loại khi quyết toán
- Chi phí không có hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn của doanh nghiệp đã ngừng hoạt động.
- Tiền lương, thưởng không được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế của doanh nghiệp.
- Tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi, hoặc không có chứng từ thanh toán.
- Khấu hao tài sản cố định không dùng cho sản xuất, kinh doanh, hoặc trích vượt mức quy định.
- Phần chi phí lãi vay vượt mức khống chế.
- Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế.
- Chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp hạch toán vào công ty.
- Các khoản chi phúc lợi vượt mức khống chế theo quy định.
Hồ sơ nên có cho từng nhóm chi phí
- Mua hàng hóa, dịch vụ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán.
- Tiền lương: hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng chấm công, bảng lương, chứng từ chi trả.
- Công tác phí: quyết định cử đi công tác, vé, hóa đơn lưu trú, quy chế tài chính.
- Thuê tài sản của cá nhân: hợp đồng thuê, chứng từ trả tiền và chứng từ nộp thuế thay nếu có.
Chuẩn bị từ trong năm, không phải cuối năm
Chứng từ thiếu rất khó bổ sung sau nhiều tháng. Doanh nghiệp nên ban hành quy chế tài chính và quy chế lương thưởng ngay từ đầu năm, và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào hàng tháng.
Chi tiết một số khoản hay bị điều chỉnh
Tiền lương. Lương, thưởng chỉ được trừ khi điều kiện hưởng và mức hưởng được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc quy chế thưởng. Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ có quy định riêng. [Cần đối chiếu.]
Chi phúc lợi. Các khoản chi hiếu hỉ, nghỉ mát, khám sức khỏe cho người lao động được trừ nhưng có mức khống chế theo quỹ lương thực hiện. [Cần đối chiếu: mức khống chế hiện hành.]
Khấu hao. Tài sản cố định phải có hồ sơ chứng minh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, được theo dõi trên sổ và dùng cho kinh doanh. Xe ô tô chở người có giới hạn về nguyên giá được trích khấu hao vào chi phí được trừ. [Cần đối chiếu: mức giới hạn.]
Lãi vay. Lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được trừ. Lãi vay của cá nhân vượt mức trần so với lãi suất cơ bản không được trừ. Doanh nghiệp có giao dịch liên kết còn bị khống chế tổng chi phí lãi vay theo tỷ lệ trên lợi nhuận. [Cần đối chiếu.]
Trang phục. Chi trang phục bằng tiền có mức khống chế theo người, theo năm. [Cần đối chiếu.]
Quảng cáo, tiếp khách, hoa hồng
Hiện không còn mức trần chung cho chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp khách như trước đây. Tuy nhiên các khoản này vẫn phải đáp ứng đủ ba điều kiện chung. Chi tiếp khách cần hóa đơn hợp lệ và nên có ghi chú mục đích; chi hoa hồng môi giới cần hợp đồng và chứng từ khấu trừ thuế nếu trả cho cá nhân.
Các khoản chi không có hóa đơn
Một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ không kinh doanh được lập bảng kê thay cho hóa đơn, ví dụ mua nông sản trực tiếp của người sản xuất, thuê tài sản của cá nhân dưới ngưỡng. Bảng kê phải theo mẫu, do người có thẩm quyền ký và kèm chứng từ thanh toán. [Cần đối chiếu: các trường hợp được lập bảng kê và mẫu biểu.]
Chênh lệch tạm thời và chênh lệch vĩnh viễn
Khoản chi bị loại không phải lúc nào cũng mất hẳn. Một số khoản chỉ lệch thời điểm, ví dụ chi phí trích trước chưa chi sẽ được trừ ở kỳ thực chi. Một số khác bị loại vĩnh viễn, ví dụ tiền phạt hành chính. Kế toán cần theo dõi riêng hai nhóm để không bỏ sót quyền được trừ ở năm sau.
Chuyển lỗ
Doanh nghiệp có lỗ được chuyển sang các năm sau để trừ vào thu nhập tính thuế, trong thời hạn tối đa theo quy định, tính liên tục từ năm tiếp sau năm phát sinh lỗ. Số lỗ phải được xác định đúng trên tờ khai quyết toán của năm phát sinh thì mới có căn cứ chuyển. [Cần đối chiếu: thời hạn chuyển lỗ.]
Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn ghi sai tên công ty có được tính chi phí không? Tùy mức độ sai sót và việc đã xử lý theo quy định về hóa đơn sai sót hay chưa. Nên yêu cầu người bán xử lý ngay khi phát hiện.
Chi phí phát sinh trước khi thành lập công ty có được trừ không? Một số chi phí thành lập doanh nghiệp được tính nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và được ghi nhận theo quy định. [Cần đối chiếu.]
HDCTax hỗ trợ gì?
Trước kỳ quyết toán, HDCTax rà soát các khoản chi có rủi ro bị loại, ước tính số thuế chênh lệch và đề xuất hồ sơ cần bổ sung. Doanh nghiệp chưa dùng dịch vụ định kỳ có thể đặt riêng một lần soát xét trước quyết toán.
