Khi tra cứu thông tin người nộp thuế, mỗi mã số thuế đi kèm một mã trạng thái. Trạng thái 03 là trường hợp chủ doanh nghiệp hay gặp sau khi nộp hồ sơ giải thể hoặc chấm dứt hoạt động nhưng thủ tục với cơ quan thuế chưa xong.
Trạng thái 03 nghĩa là gì?
Trạng thái 03 cho biết người nộp thuế đã ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Nói cách khác, doanh nghiệp đã dừng kinh doanh trên hồ sơ, nhưng nghĩa vụ thuế chưa được quyết toán xong nên mã số thuế chưa được đóng.
Vì sao doanh nghiệp rơi vào trạng thái này?
- Đã có quyết định giải thể và gửi hồ sơ, đang chờ cơ quan thuế kiểm tra quyết toán.
- Còn thiếu tờ khai, báo cáo tài chính hoặc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của một số kỳ.
- Còn nợ thuế, tiền phạt, tiền chậm nộp chưa nộp đủ.
Để lâu có sao không?
Có. Chừng nào mã số thuế chưa đóng thì doanh nghiệp chưa thể hoàn tất giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Tiền chậm nộp trên số thuế còn nợ tiếp tục phát sinh, và người đại diện theo pháp luật có thể bị ảnh hưởng khi thành lập hoặc quản lý doanh nghiệp khác.
Các bước xử lý
- Tra soát nghĩa vụ: các kỳ tờ khai còn thiếu, số thuế và tiền phạt còn nợ.
- Nộp bổ sung tờ khai, báo cáo còn thiếu và nộp đủ tiền vào ngân sách.
- Hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế đến thời điểm chấm dứt hoạt động.
- Phối hợp với cơ quan thuế kiểm tra, nhận thông báo người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Nộp hồ sơ giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Các trạng thái mã số thuế thường gặp
Hệ thống của cơ quan thuế gán cho mỗi mã số thuế một mã trạng thái. Biết ý nghĩa giúp bạn đọc đúng kết quả tra cứu của chính mình và của đối tác.
- Đang hoạt động: người nộp thuế đã được cấp mã số thuế và hoạt động bình thường.
- Đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế: thủ tục với cơ quan thuế đã hoàn tất.
- Chuyển cơ quan thuế quản lý: doanh nghiệp đổi trụ sở sang địa bàn khác.
- Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế: đây là trạng thái 03.
- Tạm ngừng hoạt động, kinh doanh có thời hạn: doanh nghiệp đã thông báo tạm ngừng.
- Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: cơ quan thuế xác minh không thấy doanh nghiệp tại trụ sở.
[Cần đối chiếu: mã số và tên gọi chính xác của từng trạng thái theo thông tư về đăng ký thuế đang có hiệu lực.]
Cách tra cứu trạng thái mã số thuế
- Truy cập trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế.
- Nhập mã số thuế hoặc tên doanh nghiệp, nhập mã xác nhận.
- Xem dòng ghi chú trạng thái ở cuối kết quả.
Nên đối chiếu thêm với tình trạng pháp lý trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, vì hai hệ thống cập nhật theo hai thủ tục khác nhau.
Trạng thái 03 khác gì “không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký”?
Trạng thái 03 phát sinh khi doanh nghiệp đã chủ động nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, tức là đang trong quá trình đóng một cách có trật tự. Còn trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là do cơ quan thuế xác minh và ghi nhận khi doanh nghiệp bỏ đi không làm thủ tục. Trạng thái sau nặng hơn: thông tin bị công khai, hóa đơn bị vô hiệu và người đại diện gặp nhiều hạn chế hơn.
Giao dịch với đối tác đang ở trạng thái 03
Nếu bạn tra cứu thấy nhà cung cấp đang ở trạng thái 03, hãy thận trọng. Doanh nghiệp đã ngừng hoạt động không được tiếp tục xuất hóa đơn cho giao dịch mới. Hóa đơn xuất sau thời điểm ngừng hoạt động có rủi ro không được chấp nhận khi khấu trừ thuế và tính chi phí. Thói quen tra cứu trạng thái người bán trước khi nhận hóa đơn giúp tránh rủi ro này.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thoát trạng thái 03
- Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của các năm chưa được kiểm tra.
- Toàn bộ tờ khai đã nộp và tờ khai bổ sung cho các kỳ còn thiếu.
- Hóa đơn đầu vào, đầu ra và báo cáo liên quan đến hóa đơn.
- Chứng từ nộp thuế, sao kê ngân hàng.
- Hồ sơ lao động, bảng lương và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Xác nhận của cơ quan hải quan nếu có hoạt động xuất nhập khẩu.
Câu hỏi thường gặp
Trạng thái 03 kéo dài tối đa bao lâu? Không có thời hạn tự kết thúc. Trạng thái chỉ thay đổi khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ và cơ quan thuế ra thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Đang ở trạng thái 03 có hoạt động lại được không? Về nguyên tắc có thể đề nghị khôi phục mã số thuế trong những trường hợp quy định cho phép, kèm việc hủy bỏ quyết định giải thể. [Cần đối chiếu: điều kiện khôi phục mã số thuế.]
Khi nào nên nhờ đơn vị dịch vụ?
Nếu doanh nghiệp đã ngừng nhiều năm, thay kế toán nhiều lần hoặc không còn đủ sổ sách, việc tự xử lý thường kéo dài vì phải dựng lại số liệu. HDCTax nhận kiểm tra sơ bộ miễn phí để báo trước khối lượng công việc và chi phí.
