Nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê dịch vụ kế toán trọn gói nhưng không rõ mình đang trả tiền cho những việc gì. Hiểu đúng phạm vi giúp bạn so sánh báo giá chính xác và tránh phát sinh chi phí ẩn.
Việc làm hàng tháng
- Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ đầu vào và đầu ra.
- Hạch toán, ghi sổ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
- Tính lương, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân của người lao động.
- Cảnh báo hóa đơn có rủi ro và chứng từ còn thiếu.
Việc làm hàng quý
- Lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân theo kỳ kê khai của doanh nghiệp.
- Tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp và thông báo số thuế cần nộp.
- Gửi báo cáo tình hình doanh thu, chi phí cho chủ doanh nghiệp.
Việc làm cuối năm
- Khóa sổ, lập báo cáo tài chính năm.
- Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân.
- In, đóng và bàn giao sổ sách kế toán để lưu trữ.
Những khoản thường nằm ngoài gói
Mỗi đơn vị quy định khác nhau, nhưng các việc sau thường được báo giá riêng: dọn dẹp sổ sách các năm trước, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, hồ sơ hoàn thuế, thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh, chữ ký số và phần mềm hóa đơn điện tử. Hãy yêu cầu ghi rõ các khoản này trong hợp đồng.
Doanh nghiệp cần cung cấp gì hàng tháng?
- Sao kê tài khoản ngân hàng của tháng.
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ mới ký.
- Bảng chấm công và thay đổi về nhân sự, mức lương.
- Chứng từ chi tiền mặt, phiếu thu, phiếu chi nếu có.
- Biên bản giao nhận, nghiệm thu với các giao dịch lớn.
- Thông tin về các khoản vay, góp vốn, mua sắm tài sản.
Hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra được tra cứu trực tiếp trên hệ thống, doanh nghiệp không cần gửi từng tờ.
Doanh nghiệp nhận lại gì?
- Xác nhận tờ khai đã nộp và thông báo số thuế phải nộp mỗi kỳ.
- Báo cáo tóm tắt doanh thu, chi phí, lãi lỗ.
- Danh sách chứng từ còn thiếu và hóa đơn cần lưu ý.
- Bộ báo cáo tài chính và hồ sơ quyết toán cuối năm.
- Sổ sách kế toán được in, đóng quyển để lưu trữ.
Vì sao phí khác nhau giữa các ngành?
Thương mại. Theo dõi hàng tồn kho, giá vốn, công nợ. Khối lượng phụ thuộc vào số hóa đơn.
Dịch vụ. Ít hàng tồn, nghiệp vụ gọn hơn nên phí thường thấp hơn cùng số hóa đơn.
Sản xuất, xây dựng. Phải tính giá thành theo sản phẩm hoặc công trình, theo dõi định mức nguyên vật liệu, chi phí dở dang. Khối lượng công việc lớn hơn đáng kể.
Nhà hàng, ăn uống. Nhiều hóa đơn giá trị nhỏ, nguyên liệu đầu vào đa dạng, cần định mức món ăn.
Ví dụ một chu kỳ quý
- Tháng thứ nhất và thứ hai của quý: nhận chứng từ, hạch toán, đối chiếu ngân hàng, gửi danh sách chứng từ thiếu.
- Tháng thứ ba: hoàn tất hạch toán cả quý, tính thuế tạm nộp.
- Đầu tháng đầu quý sau: kế toán trưởng soát xét, gửi doanh nghiệp xác nhận.
- Trước ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau: nộp tờ khai và thông báo số thuế phải nộp.
Những điều cần ghi rõ trong hợp đồng
- Danh mục công việc trong gói và ngoài gói.
- Mức phí, điều kiện điều chỉnh phí khi số hóa đơn tăng.
- Thời hạn doanh nghiệp giao chứng từ và thời hạn đơn vị dịch vụ hoàn thành.
- Trách nhiệm của mỗi bên khi phát sinh tiền phạt.
- Điều khoản bảo mật và bàn giao dữ liệu khi chấm dứt.
Các gói dịch vụ kế toán khác nhau ở điểm nào?
Cùng tên gọi “trọn gói” nhưng mỗi đơn vị hiểu một kiểu. Khi so sánh, hãy tách ra ba tầng dịch vụ:
- Tầng kê khai: chỉ lập và nộp tờ khai dựa trên số liệu doanh nghiệp cung cấp. Phí thấp nhất, nhưng không có sổ sách kế toán đầy đủ.
- Tầng sổ sách: hạch toán, lập sổ kế toán, báo cáo tài chính và quyết toán. Đây là mức mà đa số doanh nghiệp cần để đáp ứng yêu cầu pháp luật.
- Tầng tư vấn: thêm soát xét của kế toán trưởng, cảnh báo rủi ro, tư vấn cách xử lý các giao dịch trước khi thực hiện.
Hai báo giá chênh nhau gấp đôi có thể chỉ vì thuộc hai tầng khác nhau. Hãy hỏi rõ gói đang được chào thuộc tầng nào trước khi so sánh về giá.
Câu hỏi thường gặp
Gói trọn gói có gồm làm việc với cơ quan thuế khi bị kiểm tra không? Thường không nằm trong phí hàng tháng. Đây là việc phát sinh không thường xuyên nên được báo giá riêng.
Số hóa đơn tháng này tăng đột biến thì phí có tăng không? Tùy điều khoản. Nhiều hợp đồng tính theo mức bình quân của quý hoặc năm để tránh điều chỉnh liên tục.
Tôi có được xem sổ sách bất cứ lúc nào không? Sổ sách là của doanh nghiệp. Bạn có quyền yêu cầu xem và nhận bản sao dữ liệu theo điều khoản hợp đồng.
Cách so sánh báo giá
Đừng chỉ nhìn mức phí hàng tháng. Hãy hỏi ai là người trực tiếp làm sổ, ai soát xét, đơn vị chịu trách nhiệm thế nào nếu sai sót do lỗi của họ, và báo cáo gửi cho bạn gồm những gì. Tại HDCTax, phí gói trọn gói từ 1.500.000đ/tháng và trách nhiệm được ghi trong hợp đồng.
