Nhiều chủ doanh nghiệp so sánh lương kế toán với phí dịch vụ rồi kết luận. Cách so sánh này thiếu, vì lương chỉ là một phần của chi phí.
Chi phí thật của một kế toán nội bộ
- Lương hàng tháng và lương tháng 13, thưởng.
- Các khoản bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng.
- Chỗ ngồi, máy tính, phần mềm kế toán, chữ ký số.
- Chi phí tuyển dụng, đào tạo và thời gian trống khi nhân sự nghỉ.
- Chi phí thuê người soát xét hoặc làm quyết toán cuối năm nếu kế toán chưa đủ kinh nghiệm.
Cộng đủ các khoản, chi phí thực tế thường cao hơn đáng kể so với mức lương ghi trên hợp đồng lao động.
Chi phí khi thuê dịch vụ
Phí dịch vụ tính theo khối lượng chứng từ. Tại HDCTax, gói kế toán thuế trọn gói từ 1.500.000đ/tháng cho doanh nghiệp thương mại có đến 20 hóa đơn mỗi tháng, tăng dần theo số hóa đơn. Các việc ngoài gói được báo giá riêng và ghi trong hợp đồng.
So sánh ngoài con số
- Tính liên tục: dịch vụ không gián đoạn khi một người nghỉ việc.
- Soát xét: dịch vụ có kế toán trưởng kiểm tra, kế toán nội bộ đơn lẻ thường không.
- Có mặt tại chỗ: kế toán nội bộ xử lý việc phát sinh hàng ngày nhanh hơn.
- Hiểu doanh nghiệp: kế toán nội bộ nắm sâu hoạt động, phù hợp khi cần báo cáo quản trị chi tiết.
Khi nào nên chuyển từ dịch vụ sang kế toán nội bộ?
Khi số hóa đơn hàng tháng tăng lên vài trăm, có hàng tồn kho phức tạp hoặc cần theo dõi công nợ hàng ngày, doanh nghiệp nên có kế toán tại chỗ. Lúc đó có thể giữ một kế toán viên nội bộ và thuê kế toán trưởng bên ngoài để kiểm soát.
Cách tự tính cho doanh nghiệp của bạn
Bạn có thể tự lập bảng so sánh trong mười phút. Cột thứ nhất là kế toán nội bộ, cột thứ hai là dịch vụ. Điền các dòng sau cho mười hai tháng:
- Lương và các khoản theo lương.
- Bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp đóng.
- Thưởng, lương tháng 13, phúc lợi.
- Chỗ ngồi, thiết bị, phần mềm kế toán.
- Chi phí tuyển dụng và thời gian vị trí bị trống.
- Chi phí thuê ngoài cho các việc kế toán nội bộ chưa làm được.
- Phí dịch vụ hàng tháng và các khoản ngoài gói dự kiến.
[Cần đối chiếu: tỷ lệ đóng bảo hiểm bắt buộc phần doanh nghiệp theo quy định hiện hành nếu muốn đưa con số ví dụ vào bài.]
Ba mô hình phổ biến
Chỉ dùng dịch vụ. Phù hợp với doanh nghiệp ít chứng từ. Chi phí thấp nhất, có soát xét, nhưng không có người tại chỗ.
Một kế toán nội bộ làm tất cả. Phù hợp khi cần xử lý việc hàng ngày như xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, quỹ tiền mặt. Rủi ro là không có người soát xét và phụ thuộc vào một cá nhân.
Kế toán nội bộ kết hợp kế toán trưởng thuê ngoài. Kế toán viên làm việc hàng ngày, chuyên gia bên ngoài soát xét và chịu trách nhiệm chuyên môn. Chi phí cao hơn hai mô hình trên nhưng thấp hơn tuyển một kế toán trưởng toàn thời gian.
Chi phí ẩn của việc chọn sai
Chọn mô hình không phù hợp gây ra chi phí không nằm trong bảng tính. Doanh nghiệp nhiều nghiệp vụ mà chỉ dùng dịch vụ sẽ thiếu thông tin hàng ngày, quyết định chậm. Doanh nghiệp ít nghiệp vụ mà tuyển kế toán toàn thời gian sẽ trả lương cho thời gian nhàn rỗi, và người giỏi thường không ở lại lâu với công việc ít thử thách.
Thời điểm nên xem lại mô hình
- Số hóa đơn hàng tháng tăng gấp đôi so với lúc chọn mô hình.
- Mở thêm chi nhánh, kho hàng hoặc mảng kinh doanh mới.
- Chuẩn bị vay vốn ngân hàng hoặc gọi vốn đầu tư.
- Kế toán hiện tại thường xuyên quá tải hoặc nộp tờ khai sát hạn.
Rủi ro cũng là một loại chi phí
Bảng so sánh sẽ thiếu nếu chỉ có các khoản chi chắc chắn. Mỗi mô hình mang một mức rủi ro khác nhau, và rủi ro khi xảy ra sẽ thành tiền thật.
- Rủi ro gián đoạn: kế toán nội bộ nghỉ đột ngột giữa mùa quyết toán. Với dịch vụ, rủi ro này do đơn vị dịch vụ gánh.
- Rủi ro sai sót không được phát hiện: cao khi chỉ có một người làm và không ai soát xét.
- Rủi ro phụ thuộc: toàn bộ hiểu biết về sổ sách nằm trong đầu một người.
- Rủi ro thông tin chậm: với dịch vụ, số liệu thường có theo tháng chứ không theo ngày.
Khi cân nhắc, hãy tự hỏi doanh nghiệp mình chịu được rủi ro nào và không chịu được rủi ro nào. Doanh nghiệp có biên lợi nhuận mỏng thường sợ bị phạt hơn là sợ thiếu số liệu hàng ngày, và ngược lại.
Câu hỏi thường gặp
Thuê kế toán làm bán thời gian có phải là phương án trung gian tốt? Chi phí thấp, nhưng thường không có hợp đồng trách nhiệm rõ ràng và không có người soát xét. Nếu chọn cách này, hãy ký hợp đồng và yêu cầu bàn giao dữ liệu định kỳ.
Phí dịch vụ có được tính vào chi phí được trừ không? Có, nếu có hợp đồng, hóa đơn và chứng từ thanh toán theo quy định.
Tóm lại
Với doanh nghiệp dưới khoảng 100 hóa đơn mỗi tháng, thuê dịch vụ thường kinh tế hơn. Hãy đề nghị HDCTax khảo sát và báo giá để có con số so sánh cho đúng trường hợp của bạn.
